Jak napisać ofertę handlową o współpracy ?

4 maja 2017 | Aleksander Skiba

Jak napisać ofertę współpracy ? Jak napisać ofertę handlową ?

Wielu przedsiębiorców ma problem ze zrozumieniem istoty współpracy z sieciami handlowymi. Wydaje im się że jest to handel. Ja Ci sprzedam, tymi zapłacisz i po temacie. Lecz z takim podejściem można skutecznie handlować ziemniakami na targowisku, a nie współpracować w kanale nowoczesnym.

Sieć udostępnia Ci na pewien czas przestrzeń handlową na której stanie Twój produkt.
To Twoim zadaniem jest go sprzedać. Wygląda to tak jak w hotelu: dostajesz do dyspozycji pokój z łazienką. Rób tam co chcesz, ale hotel ma po prostu na tym zarobić.
Zamiast więc negocjować cenę, sieć zapyta o szereg rzeczy, które masz mieć w jednym paluszku

Zanim napiszesz ofertę współpracy, najpierw musisz dokładnie przemyśleć kto będzie ją czytał. Chodzi o to, żeby ustalić na co ta osoba zwróci uwagę i przede wszystkich co jest dla niej ważne.
Ten sam produkt musi być inaczej przedstawiony do konkretnego odbiorcy. Inaczej skonstruujesz ofertę dla kiosku z gazetami, a inaczej do saloniku prasowego. Na inne rzeczy zwróci uwagę firma sprzedająca telewizory na Allegro, a co innego będzie istotne dla sklepu z telewizorami w galerii handlowej. Ustalenie klienta docelowego ma szczególne znaczenie.

Ze swojego doświadczenia wiem, że polską manierą jest wysyłanie zdjęć i cenników. Czyli inaczej mówiąc: mam coś takiego, sam się domyśl jak to działa, a potem otwórz drugi plik i zobacz ile to kosztuje. Sam otrzymywałem masę takich ofert i większość z nich trafiała do kosza.
Pamiętaj więc, żeby osobie przeglądającej ofertę ułatwić prace.
Podpowiedź: jeden produkt na jednej stronie z opisem, ceną i zdjęciami.

Co powinno się znaleźć w ofercie, jeśli ląduje ona u kupca w sieci handlowej.

1. Informacje o SPÓŁCE.

My byliśmy firmą handlowo-usługową. Wiec kojarzyliśmy się raczej z kioskiem niż z poważnym partnerem do biznesu. Trzeba było to zmienić. Spółka Z O.O. budzi większe zaufanie. A najlepiej jak jest to SA – spółka akcyjna. Jeśli jeszcze nie przekształciłeś swojego biznesu w spółkę to proponuje poczytać o tym mądre książki. Ale jeśli nie chcesz żeby cokolwiek źle wpływało na ocenę Twojej marki – to pomyśl o tym.

2. Proces produkcji / importu

Sieci będą chciały wiedzieć jak produkujesz Twoje produkty, nawet jeśli wszystko odbywa się w Chinach. Jeśli są to rzeczy spożywcze opisz skąd bierzesz surowce. Im więcej konkretów tym lepiej. Ogólniki w rodzaju „najlepsze materiały” lub „chmiel z najlepszych upraw” to masło maślane. Jeśli produkujesz makaron opisz, że jajka pochodzą z farmy ŚCIÓŁKA w Wólce Gałęzłowskiej. Pokaż zdjęcie, niech to budzi zaufanie. Postaw sobie za cel, że oferta będzie dobra i że włożysz w nią serce. Pokaż że dbasz o jakość. Zatrudniasz do tego ludzi.
Udowodnij, że znasz się na tym.

3. Certyfikaty

W elektronice jest ich wiele, i trzeba o nich pisać. Na opakowaniach muszą być odpowiednie oznaczenia. Często w sieciach są kontrole. Jeśli Twój towar jest źle oznakowany to Urząd Kontroli (jakikolwiek a jest ich kilka) może nakazać wycofanie z oferty. Tak było kiedyś z FM Transmiterami. Nie miały pozwolenia na używanie pasma FM. W wielu przypadkach musi być wielojęzyczna instrukcja obsługi. Pokaż że uwarunkowania prawne to dla Ciebie pikuś – masz to w małym paluszku. Kupiec zada Ci kilka pytań, jeśli w czymś pokażesz że brak Ci wiedzy, współpraca może wisieć na włosku. Dopracuj to do perfekcji.

Podpowiedź: Dobrze mieć kogoś w firmie lub firmę zewnętrzną która będzie się tym zajmować. Pamiętaj, żeby statek dopłynął do celu nie musisz cały czas stać za sterem, wystarczy, że czasami sprawdzisz czy płynie po wyznaczonej przez Ciebie trasie. Tak samo jest z tymi procedurami. Przekaż to komuś innemu, żeby Tobie to nie zabierało energii. Jeśli na spotkaniu padnie trudne pytanie, możesz odbić piłeczkę, że masz ludzi od tego i w tej chwili wykonasz telefon, żeby to sprawdzić. Dobrze to wygląda.

4. Patenty.

Był czas, gdy firmy z branży tabletów importowały identyczne produkty, które niczym się nie różniły od siebie oprócz nazwy i ceny. Jeden z nich, którego znam do dziś wpadł na genialny pomysł. Zastrzegł w urzędzie patentowym kształt swojego nowego produktu i miał wyłączność na sprzedaż na terenie Polski. Jest to trudne zagadnienie, ale możliwe. Dzięki temu konkurencja została zmuszona do produkowania czegoś innego, a na ten czas czegoś innego nie było.

Przedstawiliśmy całą tą historie na diagramie. Zrobiło to pozytywne wrażenie na zarządzie jednej z sieci. Później powiedzieli nam dlaczego im się to podoba. Okazuje się, że często mają oferty różnych firm, które jak się okazuje podrabiają się nawzajem.

Sieci nie chcą takiego rozwiązania, gdyż niepoważnie wygląda to na półce. Jeśli stoją obok siebie produkty tak samo wyglądające a różnią się jedynie nazwą, która dodatkowo nic nie wnosi.
Podpowiedź: jest możliwe zastrzeżenie samego kształtu przedmiotu, jeśli nie ma go jeszcze na rynku. Szybciej i taniej jest to zrobić na samo terytorium Polski niż na cały świat. Jeśli więc głównie działasz tutaj, zrób to, pokaż to w ofercie i zaproponuj produkt na wyłączność. Kupiec jest łasy na takie łakocie.

5. Współpraca

Krąży wiele opowieści o tym, że sieci nie płacą, oddają towar i w ogóle zjadają małe dzieci na śniadanie. Oczywiście nie unikniesz kredytu kupieckiego, ani terminu zapłaty, ale po kilku latach współpracy da się to sprytnie ominąć .W ofercie napisz więc że proponujesz kredyt kupiecki, 30,60,90,120dni . Później będziesz mógł to negocjować, jeśli Twój produkt się przyjmie.

To nie prawda, że sieci nie płacą. Oczywiście liczą każdy grosz, ale rozumieją, że są też odsetki i tego unikają. Na początku godziliśmy się na termin 120dni, ale po upływie 30dni zawsze kontakowałem się z księgowością i pytałem, czy jeśli damy im 1% korektę ceny to zapłacą jeszcze dziś. Okazało się że im to odpowiada i często tak omijaliśmy termin płatności. Ale gdy obroty rosły, to 1% od 1 000 000zł to już stawała się spora suma. Uruchomiliśmy więc faktoring. Działa to tak, że firma płaci za Twoją fakturę, jeśli zgodzisz się, żeby należność od sieci spłynęła do firmy faktoringowej. Często da się to załatwić za mniej niż 1%. Wiec defakto płatność możesz mieć już następnego dnia.
Termin płatności to nie jedyna rzecz, która świadczy o godnym partnerze do współpracy. Opisz jak wygląda zespół ludzi, z którymi sieć będzie działać. Kto odpowiada za marketing, a kto za serwis. Kto jest twarzą firmy do kontaktów z mediami, a kto odpowiada za księgowość. To nie są błachostki. Wiadomo, że kontakt będzie się odbywał na zasadzie kupiec-KAM, lecz pozostałe personalnia wpłyną na Twoją wiarygodność.

6. Dostawa.

Jeśli są to małe i lekkie rzeczy to nie będzie z tym kwestii. To proste – zawsze płacisz TY. Ale gorzej, jeśli sprzedajesz wodę, lub cukier i musisz płacić słono z transport. Sieci często mają swoje punkty dystrybucyjne i należy towar dostarczyć do takowego punktu. Gdy będziesz więc negocjował warunki umowy zamieść tam info, że cena towaru zawiera dodatek paliwowy. Inaczej mówiąc, jeśli cena paliwa pójdzie w górę to i cena towaru może się lekko podnieść. Oczywiście sieci nie chcą tego punktu, lecz to musi już leżeć po Twojej stronie. Może lepiej nie pisać tego w ofercie, ale lepiej wspomnieć, że masz swój tabor, lub korzystasz z usług transportowych. Partnerzy strategiczni umieszczają swoje fabryki w pobliżu centr dystrybucyjnych, tak żeby odległość nie była większa niż 10km. Ale takie rzeczy wiąże się kontraktami, a do tego jeszcze długa droga.

7. RMA (proces reklamacji)

Jeśli twój produkt nastręczy kłopotów komukolwiek z któregokolwiek działu. To jest to najszybsza droga do zakończenia współpracy. Musisz więc na początku określić jak wygląda proces reklamacyjny. Procedurę w oddzielnym pliku PDF powinien dostać każdy punkt sprzedaży. Nie wystarczy więc powiedzieć, że tak tak naturalnie dajemy gwarancje 24 miesiące bo to jest oczywiste i regulowane prawem. Jeśli w twojej branży jest to problemem, to pomyśl, czy tego nie wykorzystać na swoją korzyść !!! Na przykład tzw brendy B cechują się dobrą ceną, lecz słabą jakością. Ludzie kusili się, żeby kupować taką elektornikę, ale gdy wracała ona na reklamacje to opinia o marce rysowała się w ciemnych barwach. Ktoś wpadł na pomysł żeby po roku zmieniać nazwę marki, ale ja tego nie popieram. Lepiej jest zrobić to dobrze i tym zyskać klientów. Tak, dobrze zrozumiałeś – zyskać klientów i wejście do sieci sposobem jakim rozpatrujemy reklamacje.

Jedna z sieci elektronicznych rozpatruje 50tys zgłoszeń reklamacyjnych miesięcznie. To znaczy, że codziennie ponad 1000 osób w skali całej sieci przychodzi z jakimiś pretensjami.

Jeśli Twój produkt podniesie te dane w górę – z pewnością wypadnie z oferty

Okazało się więc, ze ich pięta achillesowa, stała się dźwignią która wykopała firmę do góry. Tak samo zrobiliśmy w 2007roku. Wtedy zaczynały lepiej funkcjonować firmy kurierskie. I pojawiła się usługa door-to-door. To znaczy, że klient który ma uszkodzony sprzęt, zgłasza to i kurier odbiera od niego towar, a za kilka dni dostarcza naprawiony. Dziś to prawie 10 latach nikogo to nie dziwi, ale domyślasz się dlaczego w tamtych czasach łatwiej udawało nam się rozpocząć współprace z kolejnymi sieciami. A może Ty wymyślisz coś podobnego do swojej marki. Może to będzie Twoją dźwignią. Opisz to dokładnie w ofercie. Jeśli przekona to kupca to gwarantuje Ci – Twój produkt może być droższy od innych a odniesie sukces.

7. Informacje prasowe

Jak cię widzą tak Cię piszą – w dzisiejszych czasach już to nie działa. Jak zapłacisz tak Cię piszą – o już lepiej. Jeśli dasz zarobić ludziom, którzy opiszą Twój produkt to opiszą kłamstwo. To znaczy że napiszą tak jak Ty chcesz nawet jeśli im się to nie podoba. Proces tworzenia opinii o Twoim produkcie to największa ściema na świecie, ale jednocześnie najsilniejsza machina. To dlatego mamy plakaty wyborcze i billboardy, a także reklamy w telewizji. Jest coś takiego jak lokowanie produktu. Widzimy jak dobrze tobie to APPLE. Logo jabłka jest widoczne na każdym laptopie który się pojawi na ekranie w kinie czy telewizorze. Skoro to tak działa to sieci będą się Ciebie o to pytać. Jeśli nic nie robisz z marketingiem i PRem to taka sama będzie sprzedaż. Jeśli robisz troszkę, troszeczke, trosiuńcie, to taka będzie sprzedaż. Ale jeśli zrobisz to z GRUBEJ rury – to taka będzie sprzedaż. Przy rozmowie z sieciami, więcej będziecie rozmawiali o promocji i intensyfikacji sprzedaży niż o samym produkcie. Jeśli nie masz w ogóle pomysłów, to będzie ciężko Ci wejść.

Korzystaliśmy więc z pomocy firm opiniotwórczych PR-owych

Podpowiedź: Promocja z GRUBEJ RURY to nie znaczy droga-promocja. Możesz sam coś wymóżdżysz i zrobić to swoimi siłami i środkami.

Precedensem na skale światową jest firma REDBULL i skok ze stratosfery. Pokazały to za darmo media na całym świecie – gratuluje pomysłu. A może Ty sprawisz, że będzie to Twoim konikiem!. Rusz głową. Może okaże się, że YETI pojawił się w Biedronce, sterroryzował obsługę wszedł do środka i zabrał zgrzewkę wody. Po czym wartkim krokiem udał się w kierunku lasu. Całość telefonem nakręcił nastolatek. A film ma teraz 150ml wyświetleń na YOUTUBE. Byłaby to darmowa reklama w wielu mediach, jeśli pojawiłaby się tam nazwa i logo Twojej firmy (np gdy produkujesz wodę mineralną). Przecież to Ty mógłbyś być ucharakteryzowany na Yetiego a nakręcałby wszystko Twój szwagier. Tylko uwaga – dogadaj się najpierw z ochroną, oni czasem mają ze sobą gaz !

Autor: Aleksander Skiba

Dyrektor Retailpoland. Były Kupiec oraz Manager produktu sieci Avans.
Współtworzył polskie marki, które od zera zdobywały 20% rynku.
Reprezetował 4 zagraniczne marki gdy raczkowały w Polsce, a które dziś zna każdy Polak. Obecnie supportuje firmy współpracujące z sieciami handlowymi.
a.skiba@retailpoland.pl +48514570007

Przeczytaj również:

Aleksander Skiba

Dyrektor Retailpoland.
Pracował jako Kupiec sieci Carrefour oraz Manager Produktu sieci Avans. Współtworzył polskie marki, które od zera zdobywały 20% rynku. Reprezetował 4 zagraniczne marki gdy raczkowały w Polsce, a które dziś zna każdy Polak. Obecnie supportuje firmy współpracujące z sieciami handlowymi.
Kontakt: a.skiba@retailpoland.pl +48 514570007